Kunden nicht zum Geburtstag gratulieren zu können, weil man deren Geburtsdatum nicht speichern darf, ist zwar eine für Vertriebsmitarbeiter ärgerliche, aber verschmerzbare Konsequenz aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Doch was ist zu beachten, wenn die Reinigungskraft beim Saubermachen im Büro-Papierkorb Zettel mit Adressen und Namen entdeckt? Eva Heißwolf, Geschäftsführerin der auf Sicherheit und Gebäudereinigung spezialisierten Kalka Dienstleistungs GmbH, kann von einigen bürokratischen Stilblüten berichten, die der Datenschutz hierzulande treibt.

Von der Industrie- und Handelskammer Schwaben (IHK) ist immer wieder die Forderung nach Bürokratieabbau zur Entlastung der Unternehmen zu hören, so recht darunter vorstellen kann man sich als Außenstehender nichts. Dabei scheint die DSGVO ein Paradebeispiel zu sein, wie etwas an sich Sinnvolles den Bezug zur Realität verlieren und für erheblichen Aufwand sorgen kann.

„Es ist dem Mittelstand schier unmöglich, einen Überblick über alle Bestimmungen zu gewinnen”, ist Heißwolf überzeugt. Sie selbst hat sich im Thema Datenschutz fit gemacht über Zusatzqualifizierungen und Schulungen, denn das Aufgabenfeld ihres Unternehmens betrifft sehr sensible Daten ihrer Kunden. Etwa 400 Mitarbeiter sind in ihrem Unternehmen beschäftigt, das Standorte in Günzburg, Passau und Sonthofen hat. Sie sieht vor allem ein Problem in der Unschärfe mancher Regelungen, etwa in der Frage, wann ein berechtigtes Interesse vorliege, um überhaupt personenbezogene Daten speichern zu dürfen und ab welcher Grenze Daten anonymisiert werden müssen. In ihrem Unternehmen komme es schon vor, dass sich potentielle Kunden melden und auf fünf Jahre alte Angebotsunterlagen Bezug nehmen, die aber aufgrund der DSGVO längst gelöscht werden mussten. Heißwolf spricht sich wie die IHK für eine Entbürokratisierung aus und bestätigt damit das Ergebnis einer bundesweiten Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammer, an der auch 157 Unternehmen aus Schwaben teilgenommen haben und deren regionale Auswertung nun vorliegt.

Demnach klagt die Wirtschaft in Bayerisch-Schwaben über die Auflagenlast und die auch nach sechs Jahren seit Einführung der DSGVO noch immer vorherrschende Rechtsunsicherheit. Demnach berichten mehr als drei Viertel der bayerisch-schwäbischen Unternehmen von hohem bis extrem hohem Aufwand wegen der DSGVO. „Die Belastung trifft Unternehmen aller Größen – vom Ein-Personen-Betrieb bis zum Konzern. Die EU sollte die diesjährige Überprüfung der Verordnung nutzen, um praxisnahe Anpassungen vorzunehmen“, sagt Eva Schönmetzler vom Beratungszentrum Recht und Betriebswirtschaft der IHK Schwaben.

Tatsächlich schickt die EU die DSGVO turnusmäßig auf den Prüfstand. Aus Sicht der Wirtschaft müssten unbedingt Erleichterungen im Vordergrund stehen. „In vielen Fällen mit nur wenigen Daten oder geringem bis normalem Risiko sind umfassende Dokumentationspflichten unverhältnismäßig. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist ein Bürokratieabbau durchaus möglich“, ist Schönmetzler überzeugt. Den Umfrageergebnissen zufolge sind insbesondere das Erstellen und die fortdauernde Pflege von Verarbeitungsverzeichnissen für alle Unternehmensprozesse aufwändig, in denen personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden.

Wie die Umfrage weiter zeigt, beschäftigt auch der zweite Aspekt, die Rechtsunsicherheit, die Unternehmen aus Produktion, Handel und Dienstleistungen. Diese bemängeln die „Unüberschaubarkeit der gesetzlichen Regelungen zur Datenökonomie, die zum Teil auch widersprüchlich zur DSGVO stehen”.

Zudem gebe es auch divergierende Ansichten der Datenschutzbehörden. „Das ist gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten in Deutschland belastend“, stellt Schönmetzler klar und fordert Nachbesserungen: „Der Gesetzgeber müsste stringenter einen risikobasierten, an Unternehmensgröße und Art der Datenverarbeitung angepassten Ansatz verfolgen, der vor allem kleinere Unternehmen vor überbordenden Dokumentations-, Informations- und Nachweispflichten schützt“, ist ihr Vorschlag. Gleichzeitig benötige es auch eine Harmonisierung auf EU-Ebene. „Das Ziel muss eine Rechtsvereinheitlichung zwischen allen EU-Staaten sein“, so Schönmetzler.